Um advogado em Lisboa prepara uma peça para submeter na Área de Serviços Digitais dos Tribunais e tem de numerar e descrever cada documento. Um notário no Porto recebe uma procuração assinada digitalmente e pergunta-se se aquilo equivale a assinatura. Uma sociedade em Braga junta faturas num site gratuito antes de as enviar ao advogado. As três situações têm resposta em três diplomas que vale a pena ter à mão: a Portaria n.º 350-A/2025/1, o Decreto-Lei n.º 12/2021 e o RGPD com a Lei n.º 58/2019.
1. A tramitação eletrónica deixou de ser dois sistemas
A Portaria n.º 350-A/2025/1, de 9 de outubro, regulamenta a tramitação eletrónica dos processos nos tribunais judiciais, nos tribunais administrativos e fiscais e nos serviços do Ministério Público. Entrou em vigor a 20 de outubro de 2025, com as regras de distribuição eletrónica a valerem desde 22 de outubro.
O que muda é estrutural: unifica as regras que estavam nas Portarias n.º 280/2013 e n.º 380/2017, que revoga, e põe fim à coexistência do CITIUS e do SITAF, um para a jurisdição comum e outro para a administrativa e fiscal. Durante 2026 decorre a transição gradual para a plataforma única, a Área de Serviços Digitais dos Tribunais, em tribunais.org.pt, com integração progressiva de todas as jurisdições.
O detalhe que dá trabalho todos os dias
A descrição dos documentos passou a ser obrigatória, com numeração e descrição sumária em campo próprio, para os documentos que acompanham as peças. Parece pequeno e não é: quem submete processos com dezenas de documentos ganhou uma tarefa de organização de ficheiros antes de cada submissão, e essa tarefa não é jurídica.
2. Que assinatura tem força, e onde ela vive
O Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, assegura a execução interna do Regulamento eIDAS, o Regulamento (UE) n.º 910/2014, e estabelece o essencial: a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada a um documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa e cria presunções de autoria e de intenção de assinar.
O eIDAS distingue três níveis. A simples é qualquer mecanismo que exprima a vontade de assinar, como aceitar numa plataforma: tem valor probatório, mas não a equivalência automática à manuscrita. A avançada identifica o signatário de forma unívoca, é criada com meios sob o seu controlo exclusivo e permite detetar alterações posteriores. A qualificada assenta em certificado qualificado e em dispositivo qualificado de criação de assinatura, e é a que equivale à autógrafa.
Em Portugal, os certificados qualificados vivem no Cartão de Cidadão e na Chave Móvel Digital, sustentados pelo Sistema de Certificação Eletrónica do Estado. É também possível associar atributos profissionais à assinatura, o que interessa a quem assina na qualidade de advogado, solicitador ou notário.
Onde muita gente se engana
Colar uma imagem da rubrica num PDF não é assinatura eletrónica de nenhum dos três níveis: é um desenho dentro de um ficheiro, que qualquer pessoa copia. E um certificado guardado em ficheiro (.pfx ou .p12), embora produza assinatura digital verificável, não é o mesmo que a qualificada do Cartão de Cidadão. Antes de assinar um ato com efeitos formais, confirme que nível o ato exige.
3. O RGPD, a Lei n.º 58/2019 e o que a CNPD já cobrou
O tratamento de dados pessoais está sujeito ao RGPD e, na ordem interna, à Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que o executa: fixa a idade de consentimento digital, regula videovigilância e dados de trabalhadores, define o regime de coimas e trata dos dados de pessoas falecidas. Uma nota de honestidade: na Deliberação 494/2019, a CNPD anunciou que desaplicaria várias normas dessa lei por as considerar incompatíveis com o RGPD, pelo que o regime aplicável na prática resulta da conjugação dos dois textos.
As molduras do artigo 83.º do RGPD vão até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual mundial, consoante o mais elevado; a graduação em Portugal segue os artigos 37.º e 38.º da Lei n.º 58/2019, com molduras diferenciadas para pequenas e médias empresas e para grandes empresas. Para dar escala ao risco real, os dois casos de referência são a coima de 1,25 milhões de euros ao Município de Lisboa, em 2021, e a de 400 mil euros ao Centro Hospitalar Barreiro Montijo, em 2018.
4. Porque é que juntar um PDF num site gratuito é um problema de RGPD
Quando carrega o processo do seu cliente num serviço gratuito para juntar, comprimir ou converter, está a permitir que uma empresa terceira trate dados pessoais por sua conta. Isso é subcontratação na aceção do artigo 28.º do RGPD, que exige um contrato com objeto, duração, natureza e finalidade do tratamento, tipo de dados e categorias de titulares, e um conjunto de obrigações mínimas, a começar pelo tratamento apenas mediante instruções documentadas.
Ninguém assina esse contrato antes de arrastar um ficheiro para um site. E, na maioria dos casos, os servidores estão fora do Espaço Económico Europeu, o que acrescenta a questão da transferência internacional. Some-se o dever de sigilo profissional, que não distingue entre o processo em papel e o ficheiro carregado só para juntar.
A alternativa é aborrecidamente simples
Operações que correm no seu computador não transferem nada, e por isso não precisam de fundamento para uma transferência que não acontece. Juntar, dividir, comprimir, proteger e numerar são tarefas mecânicas que não exigem servidor nenhum. É o que a Oficina de PDF do Locus.IA faz sem abrir ligação à internet, o que também a torna prática para preparar a documentação numerada e descrita que a tramitação eletrónica passou a exigir.
5. Checklist para escritórios, cartórios e repartições
1. Meio de assinatura definido
Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital para o que exige a qualificada. Saiba de antemão que atos exigem que nível.
2. Preparação de ficheiros sem sair do computador
Juntar, comprimir e numerar localmente. Nenhum documento de cliente em site gratuito.
3. Contrato do artigo 28.º com cada fornecedor
Para todo o serviço que trate dados por sua conta, incluindo nuvem, contabilidade e suporte informático.
4. Registo das atividades de tratamento
Que dados trata, com que fundamento, por quanto tempo e para onde vão. É a primeira coisa que a CNPD pede.
5. Procedimento de violação de dados
Quem deteta, quem decide e quem comunica, com o prazo de 72 horas presente na cabeça de toda a gente.
6. Documentos numerados e descritos
Passou a ser exigido na tramitação eletrónica. Trate disso na preparação, não no momento da submissão.
Preparar, ler e conferir o processo sem que um ficheiro saia do seu computador.
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