IA para síndico e administradora: assembleia transcrita, ata pronta e a regra da convenção com a página

Uma assembleia de duas horas vira uma ata que precisa registrar o que foi deliberado, por quem e com que votos, e um morador descontente vai conferir cada linha. A convenção tem cinquenta páginas, e a resposta à pergunta de hoje está numa delas. O inadimplente precisa ser notificado antes da cobrança, com o histórico certo. É leitura, transcrição e redação, com o síndico respondendo por tudo.

📂Onde a IA ajuda

• Transcrever a gravação da assembleia no seu computador, sem gastar análise, e usar o texto como rascunho da ata.
• Redigir a ata a partir da transcrição e da convocação: pauta, quórum, deliberações e votação, no modelo do condomínio.
• Responder a dúvidas pela convenção e pelo regimento interno, com o artigo e a página: animais, obras, barulho, uso das áreas comuns, multas.
• Montar o histórico de débitos de uma unidade a partir dos boletos e extratos e redigir a notificação extrajudicial.
• Resumir contratos com prestadores (portaria, limpeza, manutenção, seguro): vigência, reajuste, multa e o que cobrar de cada um.

🔍Como fica no Locus.IA, passo a passo

1. Nova Base: indexe a pasta do caso (convenção, regimento interno, atas anteriores, convocação, contratos com prestadores, boletos e extratos). PDF escaneado também entra: a página vai como imagem para o reconhecimento de texto.
2. Pergunte aos documentos: "O que a convenção e o regimento dizem sobre obra em unidade e horário de barulho? Cite o artigo e a página." A resposta cita o arquivo e a página, e você clica para conferir.
3. Oficina da Escrita: indexe junto uma ata anterior ou o modelo de notificação do condomínio, escolha o tipo "Outro" e peça "faça como o modelo anexo, com o que foi deliberado nesta assembleia". Sai em Word, no visual do seu modelo. Cada peça gasta 1 análise. Confira que nenhuma deliberação da ata antiga passou para a nova.
4. A assembleia gravada: a ferramenta Transcrever passa o áudio ou o vídeo para texto no seu computador, sem gastar análise, ou na nuvem, por 1 análise. Sai um .txt; ela não identifica quem fala nem marca o tempo, então quem votou você completa pela lista de presença.

Com base apenas na transcrição da assembleia e na convocação desta base, monte o rascunho da ata:
1) Data, horário de abertura em 1ª e 2ª convocação, quem presidiu e quem secretariou, conforme a transcrição.
2) Para cada item da pauta: O QUE FOI PROPOSTO | O QUE FOI DELIBERADO | RESULTADO DA VOTAÇÃO | TRECHO DA TRANSCRIÇÃO.
3) Liste os assuntos discutidos fora da pauta, separados.
Não invente nome de quem votou nem número de votos que não esteja na transcrição: marque como [conferir na lista de presença].

🏢Assembleia e ata: quórum, convocação e o que a lei manda registrar

O condomínio edilício está nos arts. 1.331 a 1.358 do Código Civil. A assembleia ordinária, convocada anualmente pelo síndico, aprova o orçamento, as contribuições e a prestação de contas e, quando for o caso, elege o síndico (art. 1.350); a extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos (art. 1.355). Todos os condôminos têm de ser convocados, sob pena de nulidade (art. 1.354). Desde a Lei 14.309/2022, a assembleia pode ser eletrônica, com a convocação indicando o meio e a forma de votar (art. 1.354-A).

Os quóruns são o que mais derruba deliberação: alteração da convenção e mudança da destinação do edifício ou da unidade, dois terços dos votos dos condôminos (art. 1.351; a Lei 14.405/2022 trocou a unanimidade que se exigia para a destinação); obras voluptuárias, dois terços, e obras úteis, maioria dos condôminos (art. 1.341); destituição do síndico, maioria absoluta dos presentes em assembleia especialmente convocada (art. 1.349); nas demais matérias, maioria de votos dos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais em primeira convocação, e maioria dos presentes em segunda (arts. 1.352 e 1.353). A ata precisa dizer qual quórum se formou para cada item.

Da ata constam data, local, convocação, presentes e frações representadas, mesa, cada item da pauta com a proposta, a deliberação e o resultado da votação. O rascunho sai da transcrição da gravação; nomes de quem votou e contagem saem da lista de presença, porque a transcrição não identifica quem fala. A Lei 4.591/1964 continua valendo no que o Código Civil não revogou, inclusive para incorporações e para o regimento interno.

🔑Síndico: deveres, prestação de contas e responsabilidade

O síndico é eleito por até dois anos, com reeleição permitida (art. 1.347), e pode ser pessoa estranha ao condomínio. As atribuições estão no art. 1.348: convocar a assembleia, representar o condomínio em juízo e fora dele, cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento, diligenciar a conservação das partes comuns, elaborar o orçamento, cobrar as contribuições e as multas, prestar contas anualmente e quando exigidas, e realizar o seguro da edificação. A prestação de contas é o documento mais pedido em litígio, e organizar extratos, notas e contratos por mês na base do Locus é o que permite responder "quanto se gastou com a portaria em 2026?" com a nota e a página.

Contratos com prestadores (portaria, limpeza, manutenção de elevadores, seguro) seguem a regra geral dos contratos do Código Civil: vigência, reajuste, multa por rescisão e a resilição unilateral com aviso prévio (art. 473). O síndico que assina contrato acima da sua alçada ou sem aprovação quando a convenção a exige responde perante o condomínio. Uma base com todos os contratos vigentes e a pergunta "quais vencem nos próximos 90 dias e qual é a multa de cada um?" substitui a planilha que ninguém atualiza.

O síndico também responde pela LGPD do condomínio: imagens de câmeras, lista de moradores, controle de acesso e a lista de inadimplentes são dados pessoais (LGPD, art. 5º), e expor o débito de uma unidade no quadro de avisos ou em grupo de mensagens é o erro mais comum. A ANPD é a autoridade que fiscaliza; a regra prática é tratar cada dado para a finalidade dele e guardar pelo tempo necessário.

💳Cobrança do inadimplente: multa, juros, notificação e execução

O condômino que não paga a contribuição fica sujeito à correção monetária, aos juros que a convenção fixar (se ela não fixar, aos juros legais do art. 406, na redação da Lei 14.905/2024) e à multa de até 2% sobre o débito (art. 1.336, § 1º). O que descumpre reiteradamente os deveres pode sofrer multa de até cinco vezes a contribuição, por três quartos dos condôminos (art. 1.337), e o antissocial, até dez vezes. Nada disso dispensa a notificação prévia escrita, com o histórico correto do débito: é ela que a IA redige a partir dos boletos e extratos da unidade, no modelo do condomínio.

A cobrança judicial é direta: a contribuição condominial documentalmente comprovada é título executivo extrajudicial (CPC, art. 784, X), o que permite execução sem a fase de conhecimento, com os encargos até a data do pagamento. O inquilino paga as despesas ordinárias (Lei 8.245/1991, art. 23, XII), mas perante o condomínio quem responde é o proprietário da unidade. Acordo de parcelamento, quando houver, vai para a ata ou para instrumento próprio, e entra na base para a próxima assembleia.

🔐Os dados do cliente: o que sai e o que fica

Na pergunta aos documentos e na Oficina da Escrita, CPF, CNPJ, OAB, RG, telefone, e-mail, data de nascimento e número do processo viram marcadores no seu computador antes do envio. Nomes de pessoas não são trocados, e a página escaneada segue como imagem para o reconhecimento de texto (OCR). O provedor de IA não treina modelo com o que você envia e guarda o que trafega por até 55 dias, só para controle de abuso.

A gravação da assembleia tem voz e nome de moradores, e a lista de inadimplentes é dado pessoal: transcreva no computador, indexe por assembleia ou por unidade, e não exponha o débito de um condômino aos outros. O Locus troca CPF, telefone e e-mail por marcadores antes do envio; nomes e número da unidade, não.

⚠️O que o Locus não faz

❓Perguntas Frequentes

📎Recursos oficiais

Textos consultados para este guia, na fonte. Conferidos em 1 de novembro de 2026.

• Código Civil, Lei 10.406/2002 — arts. 473 e 1.331 a 1.358 (condomínio edilício)
• Lei 14.309/2022 — assembleia eletrônica, art. 1.354-A do Código Civil
• Lei 14.405/2022 — 2/3 dos votos para mudar a destinação, art. 1.351 do Código Civil
• Lei 14.905/2024 — juros do condômino em atraso, art. 1.336, § 1º, do Código Civil
• Lei 4.591/1964 — condomínio em edificações e incorporações
• Código de Processo Civil — art. 784, X: a cota condominial como título executivo
• Lei 8.245/1991 — art. 23, XII: despesas ordinárias a cargo do locatário
• LGPD, Lei 13.709/2018 — art. 5º: dado pessoal; lista de inadimplentes e câmeras
• ANPD — autoridade de proteção de dados